Ausgabe vom 10.12.2002

Nie wieder Aktenberge
Wie Sie vom "Volltischler" zum "Leertischler" werden.

Überquellende Schreibtische gehören für viele zum Alltag. Wie man sich das Büroleben auf Dauer erleichtern kann.

Wann hatten Sie das letzte mal freie Sicht auf Ihre Schreibtischoberfläche? Papierstapel führen zu langen Suchzeiten und peinlichen Situationen und dennoch gibt es sie fast überall.

Fass ohne Boden

Woran liegt das? Eine schlecht organisierte Ablage ist erfahrungsgemäß einer der Hauptgründe für ein Schreibtisch-Chaos. Motto: „das lege ich später ab, im Moment weiß ich nicht genau wohin damit“.

Ein Fehler ist es auch, einen Vorgang nicht sofort zu bearbeiten, sondern ihn zuerst einmal auf den Stapel „später erledigen“ zu legen.

All diese Stapel belasten die tägliche Arbeit und rauben unnötig Energie. Denn kaum hat man einen der Akten- oder Papierberge abgearbeitet, ist zwischenzeitlich wieder ein neuer entstanden - ein Fass ohne Boden.

Informations-Handling kostet 25 Prozent der Arbeitszeit

Dabei kostet das reine Informations-Handling, also Suchen, Bereitstellen, Sortieren, Ordnen, Ablegen, durchschnittlich 25 Prozent der verfügbaren Arbeitszeit. Bei einem achtstündigen Arbeitstag sind das immerhin zwei Stunden.

Je chaotischer Ihr bisheriges Schreibtischmanagement ist, desto mehr Zeit und damit Geld verschleudern Sie.

Ordnung ist das halbe Leben

Wie werden Sie nun zum dauerhaften „Leertischler“?

Stapeln Sie alle losen Papiere, die sich in Ihrem Büro befinden, einschließlich der Unterlagen auf der Fensterbank, in den Regalen und Schränken, sowie in den Schreibtisch-Containern auf einem Berg!

Anschließend werfen Sie alles weg, was Sie definitiv nicht mehr benötigen. Nur Mut, Sie werden sehen, um wie viel kleiner der Stapel schon jetzt geworden ist.

Den Rest sortieren Sie nach:

• Ablage bekannt (sie wissen wo Sie das Papier ablegen müssen)
• Ablage unbekannt (sie haben keine Ahnung wo das Papier einzusortieren ist)
• Aktivitäten.

Die bekannte Ablage sortieren Sie sofort ein. Was mit dem Rest geschieht, erfahren Sie weiter unten.

Erstellen Sie eine sinnvolle Ablagestruktur

Um eine perfekte Ablage zu organisieren, müssen Sie auf folgende vier Fragen die richtige Antworten finden:

• Wo sollen die Unterlagen abgelegt werden?
• Was wird abgelegt?
• Wie lange wird abgelegt?
• Wie wird abgelegt?

Erstellen Sie sich hierzu am besten einen Ablageplan, beispielsweise mit einer speziellen Arbeitstechnik namens „MindMapping“.

Suche erleichtern

Grundsätzlich sollte

• der Zugriff nach eindeutigen Suchbegriffen erfolgen können. (z. B. Buchhaltung, Kunden, Verträge, Allgemein etc.)
• für alle Benutzer die Ablage gleich transparent sein. Hierzu hängen Sie für alle sichtbar einen verständlichen Ablageplan auf
• der Ordnungsrahmen erweiterungsfähig sein, damit neue Inhalte und Aufgaben hinzugefügt werden können
• der „Parkplatz“ eines Schriftgutbehälters fixiert sein - das heißt, er muss im Gesamt-Zusammenhang immer an derselben Stelle stehen.

Die Suche erleichtern Sie sich, indem Sie mit Farben oder Symbolen arbeiten (z. B. für jeden Suchbegriff eine feste Ordnerfarbe oder ein bestimmtes Symbol auf dem Rückenschild)

Nicht überorganisieren

Achten Sie darauf, nichts überzuorganisieren. Der zu treibende Aufwand muss in einem vertretbaren Verhältnis zum zu erwartenden Erfolg stehen.

Überarbeiten Sie auch Ihre PC-Ablage. Sinnvoll ist es, wenn Papier- und EDV-Ablage nahezu die gleiche Struktur aufweisen.

Wenn die komplette Papier und PC-Ablage durchstrukturiert und geordnet ist, sollte im nächsten Schritt geprüft werden, inwieweit ein „papierloses“ Büro sinnvoll beziehungsweise wünschenswert ist.

Jetzt können Sie auch Ihren Stapel Ablage unbekannt einsortieren.

Drei Ablagekörbe

Beschaffen Sie sich drei Ablagekörbe und beschriften Sie wie folgt:

• Eingang
• Tagesaktivitäten
• Ausgang

Arbeiten Sie eingehende Dokumente nach folgendem System ab:

Sammeln sie alle eingehenden Informationen ausschließlich in Ihrem Eingangskorb. Leeren Sie ihn je nach Bedarf mehrmals am Tag. Abends sollte er leer sein.

Treffen Sie danach eine der folgenden Entscheidungen. Lassen Sie sich keine Wahl! Es gibt nur diese vier Möglichkeiten:

1. Kann ich den Posteingang wegwerfen? Wenn nicht,
2. Kann ich ihn ablegen? Wenn nicht,
3. Kann ich ihn weiterleiten oder delegieren? Wenn nicht,
4. Wie und wann werde ich ihn bearbeiten?

Möglichkeit 1: wegwerfen

Nutzen Sie mutig Ihren Papierkorb werfen Sie alles weg:

• was Sie unproblematisch ersetzen können - im Internet / Intranet findet Sie fast alles.
• was für Sie von geringem Wert oder Interesse ist,
• was Sie nur zur „Kenntnis“ erhalten haben

Möglichkeit 2: ablegen

• Nachdem Sie mit Hilfe oben genannter Tipps eine perfekte Ablagestruktur eingerichtet haben, fällt es Ihnen bestimmt nicht schwer, den richtigen Platz für den Posteingang zu finden.
• Machen Sie die Ablage möglichst sofort, denn meist brauchen Sie nicht mehr als 5 Minuten dazu. Denken Sie daran, dass das „Parken“ von Informationen zu den schlimmsten Zeitfressern und Stapelproduzenten überhaupt gehört.

Möglichkeit 3. weiterleiten oder delegieren

• Sammeln Sie die Unterlagen in Ihrem Ausgangskorb.
• Verteilen Sie die Unterlagen im Laufe des Tages an die Personen die hierfür zuständig sind.
• Bringen Sie bei Bedarf entsprechende Vermerke an.

Möglichkeit 4: selbst bearbeiten

• Aufgaben, die Sie innerhalb von 3-4 Minuten erledigen können, sollten Sie sofort erledigen.
• Alle übrigen Vorgänge, die Sie selbst am gleichen Tag bearbeiten wollen oder müssen, sammeln Sie im Korb „Tagesaktivitäten“. Dieser sollte am Abend leer sein.
• Aufgaben, die sie zu einem späteren Zeitpunkt zu erledigen haben, legen Sie auf Termin (Wiedervorlage). Bringen Sie einen entsprechenden Vermerk in Ihrem Timer (Terminkalender oder PDA) an.

Zum Schluss entledigen Sie sich Ihres letzen Stapels, mit dem Titel „Aktivitäten“. Arbeiten Sie ihn nach den Möglichkeiten 3 und 4 ab.

An Datensicherung denken

Falls Sie einen Minicomputer (PDA) nutzen, denken Sie unbedingt an die Datensicherung. Wenn Sie Pech haben, und das Gerät streikt oder abhanden kommt, sind die Termine sonst gegebenenfalls dauerhaft verloren.

Jedes Arbeitsmittel hat seinen Platz

Auf Ihrem Schreibtisch sollten sich nur Arbeitsmittel befinden, die Sie ständig im Gebrauch haben. Die übrigen platzieren Sie ordentlich in unmittelbarer Nähe, zum Beispiel in einem Schreibtisch-Container. Legen Sie nach Gebrauch die Dinge immer wieder an ihren Platz zurück.

Jetzt ist Ihr Schreibtisch aufgeräumt und wenn Sie sich die Ordnung und oben genannte Arbeitsabläufe zur täglichen Routine machen, bleibt er garantiert auch dauerhaft geordnet.

Eine Checkliste zum Thema Arbeitsplatzorganisation finden Sie hier.

Sonja Welzel

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